Einmal eingescannt, z.B. in der Poststelle, werden die Belege als elektronische Bilddateien automatisch ausgelesen, geprüft und verarbeitet. Das entlastet Fachkräfte vom größten Teil ihrer bisherigen Routine- und Sucharbeiten und verschafft Ihnen Zeit für das Wesentliche: Sie kontrollieren nur noch die erzeugten Buchungsvorschläge entweder gleich im DIGIDOK.ABC oder wahlweise auch erst in der gewohnten Finanzbuchhaltung und ändern sie im Bedarfsfall ab.

Aufteilungen mit Abstimmsummen und individuelle Kontierungen können komfortabel im DIGIDOK-ABC durchgeführt werden. So geht die Arbeit für die Buchhaltungskraft schneller von der Hand. Durch die zahlreichen integrierten Systemprüfungen ist die Fehlerrate deutlich geringer.

Weitere Zeitgewinne zeigen sich bei allen späteren Telefonrückfragen der Mandanten und bei den Jahresabschlussarbeiten, da die Belege Dank ihrer elektronischen Verknüpfung mit der Buchung im FiBu-System sofort angezeigt werden. Dafür ist keine Internetverbindung an den Arbeitsplätzen erforderlich. Die Belege und Buchungsdaten werden ausschließlich in der Kanzlei gespeichert.

(Abb. Heftungsclient)

(Abb. Nachbearbeitungsclient)

Variante 1 Mandant scannt:

Statt jeden Monat alle Originalbelege zu kopieren, einen Pendelordner zu füllen und zu versenden, entsteht kein Mehraufwand, wenn Buchungsbelege vom Mandanten sofort beim Posteingang gescannt werden. Per E-Mail oder mit dem verschlüsseltem Upload-Service der DIGIDOK, lassen sich die Belege bequem per Mausklick, zum Beispiel als wöchentliche Teilmenge, zum Kanzleiserver übertragen.

Profitieren Sie von zukünftiger immer aktuellen Auswertungen und Offene-Posten-Listen!

Variante 2 Mandant scannt und kontiert:

Für Mandanten, die nach dem Scannen auch selber kontieren möchten, halten wir unsere Lösung DIGIDOK.Invoice-Compact bereit. Sie wird im Unternehmen installiert und durch eine Fachkraft des Mandanten mit Kontierungskenntnissen bedient. Die erzeugten Buchungssätze sind mit den digitalen Belegen verknüpft und werden elektronisch zur Kanzlei übertragen. Die zuständige Buchhaltungskraft des Steuerberaters erhält eine generierte E-Mail-Benachrichtigung und importiert die Daten des Mandanten in ihr Fibu-System. Danach korrigiert sie ggfs. noch einzelne Buchungen und kann sich dabei die zugehörigen Belege bequem am Bildschirm anzeigen lassen.  

DIGIDOK.Invoice liest die buchungsrelevanten Informationen aus den digitalen Belegseiten und überprüft die Ergebnisse nach vorgegeben Regeln automatisch. Nur in Zweifelsfällen oder bei OCR-Lesefehlern müssen Sie entscheiden und ggfs. korrigieren. Durch die von Ihnen festgelegten Buchungsregeln steuert das Programm die Lieferanten- oder Kunden-spezifische Kontierung Ihrer Rechnungen und kann so komplette Buchungen zum Import in Ihr jeweiliges Finanzbuchhaltungssystem erzeugen. Es unterscheidet auch zwischen Rechnungen und Gutschriften. Die digitalen Dokumente werden auf Ihrem Server mit den Buchungs- und Indexdaten gespeichert. Dabei bleiben Belege und die gewonnenen Daten dauerhaft über eine eindeutige Dokument-ID elektronisch miteinander verknüpft.

Prüfungen und Kontrollen der Zahlen geschehen automatisch während der Verarbeitung der Dokumente, sodass Rechen- und Erfassungsfehler (Zahlendreher) sofort ausgeschlossen werden können.

Dank intelligenter Erkennung und Analyse der ermittelten Daten können Sie deutlich effizienter und wirtschaftlicher arbeiten. Zudem prüft smart.CAPTURE jede Rechnung auf gesetzlich erforderliche Bestandteile unter Beachtung des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die ausgelesenen Beleg-, Bestell- und Warenzugangsdaten aus dem ERP-System und alle Rechnungsseiten stehen online sofort zur Verfügung.

Folgende Datenfelder können beispielsweise ausgelesen werden:

• Rechnungs-, Gutschrifts- bzw. Belegnummer
• Auftrags-, Leistungs-, Beleg- und Lieferdatum
• Rechnungsaussteller
• Rechnungsempfänger
• Rechnungsnetto-, Rabatt- und Bruttobetrag
• Mehrwertsteuerbetrag und -prozentsatz
• Rabatte, Zu- und Abschläge
• Bestell-Referenzen
• Positionsdaten wie Menge u. Positionsnetto etc.

Damit keine fehlerhaften Artikeldaten verarbeitet werden, entscheidet meist die Buchhaltungsfachkraft über die endgültige Freigabe. Wenn die ausgelesenen Daten vollständig maschinell überprüft werden können, beispielsweise gegen eine Bestelldatenbank, ist auch eine automatische Weitergabe der korrekten Buchungen möglich.

Zur Verifizierung und Nachbearbeitung verwendet der Sachbearbeiter den smart.CAPTURE-Client, der sich durch folgende Eigenschaften auszeichnet:

• Übersichtlicher und ergonomischer Arbeitsablauf innerhalb nur eines einzigen Anwendungsmonitors
• Bedienung Mausgesteuert oder wahlweise komplett über die Tastatur
• Hierarchische Darstellung des Belegstapels mit den Namen der erkannten Lieferanten und dem Fehlerstatus in den Ampelfarben
• Anzeige aller digitalisierten Rechnungs- und Anlagenseiten
• Erfassungsmaske mit Ausleseergebnissen
• Farbige Markierung ausgelesener Felder im digitalen Dokument
• Vergrößerte Bildausschnitte mit den ausgelesenen Zonen zum Vergleich
• Eingabe von Rechnungsdaten manuell oder mittels Maus-gesteuerter Zonen-OCR[
• Erfassung von Split-Buchungen mit Abstimmsummenbildung
• Einmaliges Zuordnen neuer Lieferanten zu den jeweiligen Kreditorenstammdaten

Die Dokumentenspeicherung mit DIGIDOK.OASE folgt einem automatisierten Prozess, in dem alle Arbeitsschritte durch einzelne Module optimal aufeinander abgestimmt sind. Eingescannte Belege werden von der Erfassungssoftware smart.CAPTURE automatisch ausgelesen und durch generierte Buchungssätze mit dem jeweils eingesetzten Buchführungssystem wie ADDISON, AGENDA, DATEV, STOTAX oder auch SAP verbucht. Die Buchungsbelege werden anschließend softwaregesteuert in ein Rechenzentrum übertragen und dort revisionssicher archiviert.

Auch andere Dokumente können als TIF- oder PDF-Datei langzeitarchiviert werden. Dies können zum Beispiel Personal-, Kunden- oder Auftragsakten, sowie jegliche Art von Geschäftsdokumenten sein. Die Recherche erfolgt ohne Software-Installation mit dem gewohnten Web-Browser.

Sie können hier in der hierarchischen Ordner-Struktur des Archivs frei navigieren und abgelegte Dokumente zur Anzeige auswählen.

Per Volltextsuche können Sie im Textinhalt aller Dokumente oder nur in bestimmten Ordnern und Unterordnern und selbstverständlich auch im Inhalt einzelner frei definierter Indexfelder suchen. Blättern und lesen Sie einzelne Seiten am Bildschirm, und legen Sie diese einfach per Mausklick auf dem Web-Desktop ab. Bearbeiten, drucken oder versenden Sie ihre Dokumente als E-Mail-Anhang.