Der Online Archiv Service für den weltweiten Zugriff auf Ihre Geschäftsdokumente
DIGIDOK.OASE ist ein internetbasierter Online-Archivservice für gescannte Buchungsbelege und sonstige Dokumente aller Art. Diese werden in einem gesicherten Rechenzentrum gespeichert - kostengünstig und GoBS-konform. Der Zugriff auf die Dokumente kann orts- und zeitunabhängig von jedem PC mit Internetzugang erfolgen. Dank integrierter Volltextrecherche genießen Sie bei der Dokumentsuche den Komfort einer Web-Suchmaschine. Es genügen ein Web-Browser sowie eine gültige Benutzerkennung mit Passwort.
DIGIDOK.OASE ist die zeitgemäße Lösung für alle Unternehmen, die ohne großen Aufwand und hohe Investitionen sofort mit der digitalen Belegverarbeitung beginnen wollen.
Profitieren Sie von den umfassenden Funktionen von DIGIDOK.OASE:
- Rollenbasierte Benutzer- und Rechteverwaltung- Verschlüsselte Datenübertragung
- Verschlüsselte Dokumentenablage- Gewährleistung der Datenintegrität durch dreifache Signatur und Versionierung
- Einstellbare Sicherheitsstufen (Erlaubnis zum Drucken, Speichern, Versenden etc.)
- Revisionssichere Dokumentenablage
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Volltext- und Indexfeldsuche (inkl. Bereichssuche)
- Protokollierung und Auswertung der Zugriffe auf Dokumentebene
- Mehrsprachigkeit durch UTF-8-Unterstützung
- Web-Portal optisch an das Unternehmens-CI anpassbar
- Export von Teilen oder der gesamten Daten auf einen mobilen Datenträger (CD/DVD/Blue-Ray/USB-Stick) inkl. Recherche-Software (smart.OFFLINE)
Die Dokumentenspeicherung mit DIGIDOK.OASE folgt einem automatisierten Prozess, in dem alle Arbeitsschritte durch einzelne Module optimal aufeinander abgestimmt sind. Eingescannte Belege werden von der Erfassungssoftware smart.CAPTURE automatisch ausgelesen und durch generierte Buchungssätze mit dem jeweils eingesetzten Buchführungssystem wie ADDISON, AGENDA, DATEV, STOTAX oder auch SAP verbucht. Die Buchungsbelege werden anschließend softwaregesteuert in ein Rechenzentrum übertragen und dort revisionssicher archiviert.
Auch andere Dokumente können als TIF- oder PDF-Datei langzeitarchiviert werden. Dies können zum Beispiel Personal-, Kunden- oder Auftragsakten, sowie jegliche Art von Geschäftsdokumenten sein. Die Recherche erfolgt ohne Software-Installation mit dem gewohnten Web-Browser.
Sie können hier in der hierarchischen Ordner-Struktur des Archivs frei navigieren und abgelegte Dokumente zur Anzeige auswählen.
Per Volltextsuche können Sie im Textinhalt aller Dokumente oder nur in bestimmten Ordnern und Unterordnern und selbstverständlich auch im Inhalt einzelner frei definierter Indexfelder suchen. Blättern und lesen Sie einzelne Seiten am Bildschirm, und legen Sie diese einfach per Mausklick auf dem Web-Desktop ab. Bearbeiten, drucken oder versenden Sie ihre Dokumente als E-Mail-Anhang.