Digitale Belegerfassung und Buchungsgenerierung für Steuerkanzleien

DIGIDOK.ABC v4.1

(Automatisches Belegverbuchen und Capture)

mit optionaler Belegarchivierung und digitaler Mandantenakte

• über 50% Produktivitätsgewinn mit digitaler Buchführung ohne Aktenordner
• höchste Auslesequote durch OCR von ABBYY und „lernfähige“ Datenextraktion
• integrierte Rechnungs- und Ergebnisprüfungen entlasten Fachkräfte
• Belege sind mit der Buchung verlinkt zur schnellen Beleganzeige
• optional: gescannte Papierdokumente in digitaler Mandantenakte archivieren
• Dokumenten-Klassifizierung zur automatischen Ablage in Aktenstruktur
• digitale Belege bleiben geschützt in der Kanzlei, kein Rechenzentrum
• auch als Appliance lieferbar: Server-PC mit sofort einsatzbereiter Software
• wirtschaftliche Mietmodelle mit verschiedenen Mindestlaufzeiten
   

Automatisches Belegverbuchen

DIGIDOK.ABC generiert Buchungen mit Kontierungsvorschlägen zur Verarbeitung mit gängigen FiBu-Systemen. Es ist mandantenfähig und wird in Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros eingesetzt. Das System unterstützt die beiden Buchführungsformen 

• Offene-Posten-Buchführung und
• Einnahmenüberschüssrechnung (4/3-Rechnung)  

In beiden Fällen werden die Belege mit Scannern oder Multifunktionsgeräten digitalisiert, falls sie nicht schon vom Unternehmen als PDF-, TIFF- oder JPG-Datei geliefert werden.

Ein-/Ausgangsrechnungen und Gutschriften

Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) und Funktionen zur Klassifikation und Datenextraktion findet das System in maschinell geschriebenen Ein-/Ausgangsrechnungen und Gutschriften alle für die Buchung benötigten Daten. Durch Zugriff auf die FiBu-Stammdaten des Mandanten und seinen Kontenrahmen, erzeugt es mit den digitalen Belegen verlinkte Buchungssätze. Diese werden in das gewohnte FiBu-System der Kanzlei importiert und dort im Stapelmodus verarbeitet.

Buchungsfelder sind vorbelegt

Ausreichende Vorlagen- und Scan-Qualität vorausgesetzt, werden ca. 95 - 100% aller zum Buchen benötigten Felder aus den Belegen korrekt ausgelesen. Durch rechnerische und weitere Prüfungen kontrolliert das System seine Ergebnisse selbst und markiert eventuelle Fehler. Das System hat darüber hinaus eine zuverlässige Kreditoren-/Debitorenerkennung. Dadurch werden bei OP-Buchführungen auch die Felder „Gegenkonto“ mit einem Vorschlags-Aufwands-/Erlöskonto und „Buchungstext“ mit dem Namen des Kreditors/Debitors vorbelegt. Alle Feldvorbelegungen können bei der Nachbearbeitung vom Anwender noch geändert werden.

 

(Abb. Nachbearbeitung mit digitalem Beleg und erfassten Beleg- und Buchungsdaten)

 

Werte werden auch aus neuen Rechnungen sofort ausgelesen

Die Feldextraktion von Belegdatum, Rechnungsnummer, Brutto, Netto und Mehrwertsteuer, der UStId und IBAN etc. funktioniert auch, wenn es sich um „neue“, d.h. erstmalig bei einem Mandanten vorkommende Rechnungen und Gutschriften handelt, denn bei DIGIDOK.ABC ist kein Anlernprozess erforderlich. Der Anwender hat aber jederzeit die Möglichkeit, dem System, z.B. bei einer meist OCR-Fehler-bedingten Falschauswahl eines Feldes, durch Markieren des richtigen Feldes am Bildschirm, zu „helfen“. Die Software merkt sich das „Gelernte“ und wendet es ab der nächsten Rechnung desselben Ausstellers wieder an. Durch diese „Lernfähigkeit“ werden bei normaler Beleg- und Scanqualität nahezu fehlerfreie Ergebnisse erzielt.

Zeitgewinn durch erspartes Abtippen und zuverlässige Systemprüfungen

Das System erspart dem Anwender fast alle Routinearbeiten. Das Erfassen der buchungsrelevanten Felder über die Tastatur, sich ständig wiederholende Kontierungseingaben und viele Prüfungsvorgänge entfallen. Die ausgewiesene Mehrwertsteuer wird systemseitig nachgerechnet, wodurch gleichzeitig die extrahierten Werte der Betragsfelder bestätigt oder als fehlerhaft markiert werden. Abweichungen wegen falscher Rundung sowie Zahlendreher und ihre oft langwierige Suche gehören der Vergangenheit an.

Bei schlechter Vorlagen- oder Scan-Qualität kann es vorkommen, dass ein Feld leer bleibt oder bereits durch die interne Prüfung als „falsch“ oder „unsicher“ qualifiziert wird. Es ist daher „rot“ markiert. Falls der Anwender den Wert bei der Nachbearbeitung doch als korrekt einstuft, genügt ein Tastendruck oder er gibt den korrekten Wert ein. Das kostet keine zusätzliche Zeit, da ja im Gegensatz zum konventionellen Buchungsverfahren mit DIGIDOK.ABC nur noch die wenigen Korrekturen manuell durchzuführen sind. Anstelle von Tastatureingaben kann auch die komfortable mausgesteuerte OCR-Erfassung durch Markieren des Datenbereiches am Bildschirm genutzt werden.

Lokale Belegspeicherung und -anzeige zu jeder Buchung im FiBu-System

Buchungsaufteilungen können sowohl bei der Nachbearbeitung erfasst werden oder im FiBu-System. Durch die schnelle und komfortable Beleganzeige zu jeder Buchung im FiBu-System, ergibt sich weiterer Zeitgewinn, so z.B. bei Rückfragen der Mandanten und beim Jahresabschluss. Dafür und für alle anderen Systemfunktionen ist keine Internetverbindung an den Arbeitsplätzen erforderlich, denn durch DIGIDOK.ABC werden alle Belege und Daten standardmäßig auf einem Server in der Kanzlei zugangsgeschützt gespeichert. Sie sind nur vom jeweils berechtigten Sachbearbeiter für den Mandanten aus dem FiBu-System heraus anzuzeigen.

 

Capture-Funktion für die digitale Mandantenakte

Mit der optionalen Langzeitarchivierung können beliebige Dokumente gesetzeskonform und revisionssicher gespeichert werden. Die Originale sind nicht veränderbar – es können jedoch neue Versionen eines Dokuments angelegt werden - und sie können auf Wunsch sicher verschlüsselt werden. Archivierte Dokumente lassen sich komfortabel von berechtigten Mitarbeitern mit gültigen Zugangsdaten wieder anzeigen und bequem z.B. als E-Mail-Anlage versenden.

Typische Dokumente in der digitalen Mandantenakte der Steuerkanzlei sind: Steuererklärungen, Bescheide, Personal- und Vertragsunterlagen, Protokolle, Korrespondenz etc. In Papierform eingehende Dokumente werden zunächst gescannt und dann zusammen mit den als E-Mail eingehenden PDF-Dateien importiert.

Automatische Kategorisierung und Ablage je nach Dokumenttyp

Hier wird der Volltext der Dokumente ausgelesen, sie werden automatisch klassifiziert und in der digitalen Akte des Mandanten als durchsuchbare PDF-Datei abgelegt. Die Struktur der Mandantenakte, d.h. ihre Verzeichnisse und Indexfelder, wird beim erstmaligen Einrichten festgelegt und dabei an die jeweiligen Erfordernisse der Kanzlei angepasst. Das System kann Dokumente nach Typ (Bescheid, Vertrag, Korrespondenz etc.) kategorisieren. Es interpretiert dazu entweder im Dokument enthaltene Schlüsselwörter oder ein vor dem Scannen aufgeklebtes Barcodeetikett auf der ersten Seite des Dokuments. Dabei wird z.B. auch eine im Barcode enthaltene Mandantennummer gelesen. Ergänzende Eingaben können bei der Nachbearbeitung über Auswahltabellen oder die Tastatur vorgenommen werden.

Revisionssicherheit und Datenschutz groß geschrieben

Jeder Arbeitsschritt wird vom System aus Gründen der Revisionssicherheit intern mit Benutzernamen, Datum und Uhrzeit protokolliert. Das rollenbasierte Benutzerrechtesystem gewährleistet, dass nur berechtigte Anwender die jeweils für sie vorgesehenen Funktionen nutzen bzw. Dokumente sehen können. 

DIGIDOK.ABC bietet mit seinem optionalen browserbasierten Rechercheclient neben einer leistungsfähigen Volltextsuche auch gezielte feldorientierte Suchen und Beleganzeigen an den Arbeitsplätzen der Kanzlei. Das System ermöglicht es auch Selektionen, aller oder nur bestimmter Dokumente eines Mandanten, zu erstellen. Sie lassen sich zusammen mit der erforderlichen Recherchesoftware, auch sicher verschlüsselt, auf andere Datenträger etc. übertragen.

Alle Dokumente auch im mobilen Zugriff

Bei Mandantenbesprechungen hat der Steuerberater so auf seinem Tablett-PC oder Notebook jedes benötigte Dokument verfügbar. DIGIDOK.ABC ermöglicht dadurch auf sichere Weise auch ohne Internetverbindung eine mobile Nutzung der digitalen Mandantenakte.