Rechnungseingangsverarbeitung mit CAP²FLOW®

Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit und optimiertes Cashmanagement

Mit CAP²FLOW können Sie Papier- und E-Mail-Rechnungen (PDFs) automatisch analysieren und alle relevanten Buchungsdaten wie Kreditor, Belegdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Mehrwertsteuer etc. sowie sämtliche Positionsdaten (optional) auslesen. Die Rechnungen und die extrahierten Daten werden dann über einen intelligenten webbasierten Workflow zur sachlichen und buchhalterischen Prüfung weitergeleitet und nach automatischer Verbuchung in Ihrem FIBU-System im revisionssicheren Rechnungsarchiv abgelegt. Hier können sie dann weltweit online recherchiert werden.

Optimierungspotential

• Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit durch Erinnerungsfunktionen, Unabhängigkeit von Standorten und dem Wegfall von Wegezeiten
• Optimiertes Cashmanagement durch Einhaltung von Skontofristen
• Abfangen von Eingabefehlern
• Transparenz des Prozesses durch das Workflow Management
• Schnelle Amortisation durch Minimierung der Bearbeitungskosten

Features

• Verarbeitet gescannte Papier- und per E-Mail (PDFs) erhaltene Eingangsrechnungen
• Extrahiert ohne Anlernprozess alle für die Verbuchung relevanten Standardbelegfelder aus dem Kopf- und Fußteil der Rechnungen
• Extrahiert auch alle individuellen Beleg- und Positionszeilenfelder nach kurzem Einrichtungsdialog
• Übergabe der Dokumente und Daten zur weiteren Bearbeitung an den Rechnungs-Workflow mit Vertreterregelung, Eskalationsmanagement und Live-Monitor
• Regelgesteuerter Versand der Dokumente und Daten an die jeweils zuständigen Fachbereiche und die Buchhaltung zur Prüfung, Korrektur und Bestätigung
• Generierung vollständiger Buchungssätze aus den Rechnungs- und FIBU-Stammdaten zum Import in das FIBU-System
• Schnittstellen zu folgenden FIBU-Systemen: Datev, Agenda, SAP, Addison, Stotax, Sage, Navision, Wilken, weitere sind möglich
• Ausgangsrechnungen können beim Drucken auch GDPdU-konform archiviert und verbucht werden
• Verarbeitet monatlich bis zu 10.000 Rechnungsseiten von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften, das entspricht ca. 20 Aktenordnern (mehr Seiten pro Monat auf Anfrage)
• Alle archivierungsrelevanten Dokumente können in diesen Prozess integriert werden
• Revisionssichere Archivierung mit Webbasierter Volltext- und Indexsuche