Digitale Rechnungserfassung und -verarbeitung mit DIGIDOK.Invoice
DIGIDOK.Invoice ist eine komfortable und leistungsfähige Softwarelösung zur kostensenkenden automatisierten Erfassung des Rechnungseingangs. DIGIDOK.Invoice wird dem jeweiligen Finanzbuchhaltungssystem vorgelagert und berücksichtigt auch Anlagen und Gutschriften. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eingescannte Papierrechnungen oder um elektronische (zum Beispiel als E-Mail-Anlage) eingehende, signierte oder unsignierte PDF-Rechnungen handelt.
Dank automatisierter Rechnungsverarbeitung mit DIGIDOK.Invoice sparen Sie Zeit und personelle Ressourcen! Stellen Sie bisher papiergebundene Tätigkeiten im Rechnungswesen auf zeitgemäße Prozesse um! Profitieren Sie dabei von folgenden Features:
- Automatische Belegerfassung und Generierung von Buchungen
- Freiform-basierte Datenextraktion von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten
- Unterstützung der Rechnungsprüfung mit und ohne Bestellbezug
- Datengewinnung für die Bonusprüfung, Statistik, Artikelpflege, Konditionsprüfung
- Anbindung beliebiger Datenbank-, FIBU- oder ERP-Systeme
- Nahtlose Integration von smart.FLOW (Workflow)
- Integration in vorhandene Workflow- und DMS-Systeme
DIGIDOK.Invoice liest die buchungsrelevanten Informationen aus den digitalen Belegseiten und überprüft die Ergebnisse nach vorgegeben Regeln automatisch. Nur in Zweifelsfällen oder bei OCR-Lesefehlern müssen Sie entscheiden und ggfs. korrigieren. Durch die von Ihnen festgelegten Buchungsregeln steuert das Programm die Lieferanten- oder Kunden-spezifische Kontierung Ihrer Rechnungen und kann so komplette Buchungen zum Import in Ihr jeweiliges Finanzbuchhaltungssystem erzeugen. Es unterscheidet auch zwischen Rechnungen und Gutschriften. Die digitalen Dokumente werden auf Ihrem Server mit den Buchungs- und Indexdaten gespeichert. Dabei bleiben Belege und die gewonnenen Daten dauerhaft über eine eindeutige Dokument-ID elektronisch miteinander verknüpft.
Prüfungen und Kontrollen der Zahlen geschehen automatisch während der Verarbeitung der Dokumente, sodass Rechen- und Erfassungsfehler (Zahlendreher) sofort ausgeschlossen werden können.
Dank intelligenter Erkennung und Analyse der ermittelten Daten können Sie deutlich effizienter und wirtschaftlicher arbeiten. Zudem prüft smart.CAPTURE jede Rechnung auf gesetzlich erforderliche Bestandteile unter Beachtung des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die ausgelesenen Beleg-, Bestell- und Warenzugangsdaten aus dem ERP-System und alle Rechnungsseiten stehen online sofort zur Verfügung.
Folgende Datenfelder können beispielsweise ausgelesen werden:
- Rechnungs-, Gutschrifts- bzw. Belegnummer
- Auftrags-, Leistungs-, Beleg- und Lieferdatum
- Rechnungsaussteller
- Rechnungsempfänger
- Rechnungsnetto-, Rabatt- und Bruttobetrag
- Mehrwertsteuerbetrag und -prozentsatz
- Rabatte, Zu- und Abschläge
- Bestell-Referenzen
- Positionsdaten wie Menge u. Positionsnetto etc.
Damit keine fehlerhaften Artikeldaten verarbeitet werden, entscheidet meist die Buchhaltungsfachkraft über die endgültige Freigabe. Wenn die ausgelesenen Daten vollständig maschinell überprüft werden können, beispielsweise gegen eine Bestelldatenbank, ist auch eine automatische Weitergabe der korrekten Buchungen möglich.
Zur Verifizierung und Nachbearbeitung verwendet der Sachbearbeiter den smart.CAPTURE-Client, der sich durch folgende Eigenschaften auszeichnet:
- Übersichtlicher und ergonomischer Arbeitsablauf innerhalb nur eines einzigen Anwendungsmonitors
- Bedienung Mausgesteuert oder wahlweise komplett über die Tastatur
- Hierarchische Darstellung des Belegstapels mit den Namen der erkannten Lieferanten und dem Fehlerstatus in den Ampelfarben
- Anzeige aller digitalisierten Rechnungs- und Anlagenseiten
- Erfassungsmaske mit Ausleseergebnissen
- Farbige Markierung ausgelesener Felder im digitalen Dokument
- Vergrößerte Bildausschnitte mit den ausgelesenen Zonen zum Vergleich
- Eingabe von Rechnungsdaten manuell oder mittels Maus-gesteuerter Zonen-OCR[
- Erfassung von Split-Buchungen mit Abstimmsummenbildung
- Einmaliges Zuordnen neuer Lieferanten zu den jeweiligen Kreditorenstammdaten