Automatische Rechnungserfassung und -verarbeitung mit DIGIDOK.INVOICE und DIGIDOK.INVOICE Appliance

DIGIDOK.INVOICE ist eine komfortable und leistungsfähige Lösung zur automatischen Erfassung des Rechnungseingangs. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eingescannte Papierrechnungen oder um elektronische (zum Beispiel als E-Mail-Anlage) eingehende signierte oder unsignierte PDF-Rechnungen handelt.
Dank der automatischen Datenextraktion und -Prüfung sparen Sie Zeit und personelle Ressourcen! Stellen Sie bisher papiergebundene Tätigkeiten im Rechnungswesen auf zeitgemäße digitale Prozesse um! Profitieren Sie dabei von folgenden Features:

  • Hoher Zeitgewinn durch automatische Belegerfassung und Generierung von Buchungen
  • Freiformbasierte Klassifikation und Extraktion von Kopf-, Fuß- sowie optional der Positionsdaten 
  • Qualitätsgewinn durch zuverlässige Prüfung aller ausgelesener Daten (mit und ohne Bestellbezug) 
  • Datengewinnung für z.B. Bankzahlungsverkehr, Bonusprüfung, Statistik, Artikelpflege, Konditionsprüfung
  • Schnittstellen für die meisten Datenbank-, FIBU- oder ERP-Systeme
  • Integration von smart.FLOW (Workflow-Schnittstelle z.B. zu PANFLOW von PANVISION)
  • Integration in vorhandene Workflow- und DMS/ECM-Systeme anderer Anbieter 
Positionsdaten
(Abb.: Positionsdaten)
Wie funktioniert DIGIDOK.INVOICE?

Das System liest alle buchungsrelevanten Daten aus den digitalen Belegseiten und überprüft die Ergebnisse nach vorgegeben Regeln automatisch. Nur in Zweifelsfällen oder bei OCR-Lesefehlern müssen Sie entscheiden und ggf. korrigieren. Durch die von Ihnen festgelegten Buchungsregeln steuert das Programm die Lieferanten- oder Kunden-spezifische Kontierung Ihrer Rechnungen und kann so komplette Buchungen zum Import in Ihr jeweiliges Finanzbuchhaltungssystem erzeugen. Es unterscheidet selbstverständlich auch zwischen Rechnungen und Gutschriften. Die digitalen Belege inkl. aller Anlagen werden auf Ihrem Server zusammen mit den Buchungs- und Indexdaten gespeichert. Dabei bleiben Belege und Daten dauerhaft durch eine eindeutige Dokument-ID elektronisch miteinander verknüpft. Sie können dadurch jederzeit auf Knopfdruck aus dem FiBu-System heraus wiederangezeigt werden.

Prüfungen erfolgen systemseitig für alle extrahierten Datenfelder, so dass OCR-Lese- und Rechnungsfehler sofort erkannt und die Belege gar nicht erst weiterverarbeitet werden. Dank der akkuraten Erkennung und Analyse der ermittelten Daten können Sie deutlich effizienter und wirtschaftlicher arbeiten. Zudem prüft das System jede Rechnung auf gesetzlich erforderliche Bestandteile unter Beachtung des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

Folgende Standardfelder können beispielsweise ausgelesen werden:

  • Rechnungs-, Gutschrift- oder Belegnummer
  • Auftrags-, Leistungs-, Beleg- und Lieferdatum
  • Firma und Anschrift des Rechnungsausstellers und -Empfängers
  • Bestell- oder Auftragsreferenzen
  • Rechnungsnetto-, Rabatt- und Bruttobetrag
  • Mehrwertsteuerbetrag und -prozentsatz
  • Rabatte, Zu- und Abschläge
  • Positionsdaten wie Artikel-Nr. u. -Text, Menge, Einzelpreis u. Positionssumme etc.

Zusätzlich können weitere individuelle Belegfelder vom Anwender einfach und schnell definiert werden und werden dann ebenfalls aus allen Rechnungen des Lieferanten zuverlässig ausgelesen. 

Nach erfolgter Verarbeitung wird i.d.R. die Buchhaltungsfachkraft über die Freigabe der erzeugten Buchungsvorschläge entscheiden. Bei systemseitig festgestellter vollständiger Übereinstimmung mit einer Bestellung in einer Bestelldatenbank, ist auch die automatische Weiterverarbeitung eines generierten Buchungssatzes als sogenannte Dunkelbuchung möglich. Normalerweise wird jedoch zur Verifizierung der Nachbearbeitungsclient verwendet, der sich durch folgende Eigenschaften auszeichnet:

  • Übersichtlicher und ergonomischer Arbeitsablauf innerhalb nur eines Anwendungsfensters
  • Bedienung entweder mausgesteuert oder wahlweise über die Tastatur
  • Darstellung des Belegstapels als Baumstruktur mit Knoten je Beleg und dem Namen des Lieferanten
  • Anzeige aller digitalisierten Rechnungs- und Anlagenseiten für einen Knoten
  • Farbige Markierung der Position von ausgelesenen Feldern im digitalen Dokument
  • Konfigurierbare Erfassungsmaske mit Ausleseergebnissen
  • Vergrößerte Bildausschnitte mit den ausgelesenen Zonen zum Vergleich
  • Anzeige des jeweiligen Fehlerstatus in den Ampelfarben
  • Hinweistexte bei erkannten Fehlern in den betreffenden Erfassungsfeldern 
  • Eingabe von Rechnungsdaten manuell oder mittels Maus-gesteuerter Zonen-OCR
  • Erfassung von Split-Buchungen mit Abstimmsummenbildung
  • Zuordnen neuer Lieferanten zu den Kreditorenstammdaten auf Tastendruck
Zu- und Abschläge
(Abb.: Zu- und Abschläge)